Onderhanden werk waardering in projectorganisaties

De laatste jaren heeft Crossminds vaak verbeteringen doorgevoerd bij bedrijven waarbij sprake is van projectmatig werk zoals bouwbedrijven, stratenmakers, tegelzetters en schildersbedrijven. In alle gevallen was de beschikbare financiële informatie onvoldoende om ook daadwerkelijk te kunnen dienen als sturingsinformatie. De periodieke rapportage heeft vaak dezelfde vorm als de jaarrekening en sluit per definitie niet goed aan bij de resultaten vanuit de projecten. Hierdoor is de onderneming niet in staat goed sturen op basis van de beschikbare cijfers. Crossminds heeft meerdere klanten geholpen met het vergroten van het inzicht.

In projectorganisaties is het belangrijk inzicht te hebben in de productiviteit van het directe personeel, de hoeveelheid dekking die wordt opgebouwd in de projecten, de winstgevendheid op projecten enzovoort. Vaak laat de financiële rapportage echter alleen de totale omzet en de totale kosten zien. In bijna alle gevallen worden de gefactureerde termijnen en de bestede kosten ook nog eens direct in de winst- en verliesrekening opgenomen. Hierdoor is de fluctuatie in de perioderesultaten zeer groot. Pas bij het opstellen van de jaarrekening, dus ver na afloop van het boekjaar en wanneer het al te laat is op nog bij te sturen, bepaald de accountant de stand van het onderhanden werk. Pas dan worden correcties op het resultaat doorgevoerd. Doordat dit tussentijds niet gebeurd ontbreekt het de onderneming gedurende het jaar aan inzicht in de werkkapitaalpositie. Dit heeft als consequentie dat een beeld vormen van de toekomstige resultaat- en liquiditeitsontwikkeling onmogelijk is.

Format managementrapportage aanpassen

Om het inzicht te vergroten zal het format van de maandrapportage op bepaalde punten af moeten wijken van de standaard jaarrekening. Een goed format is:

Verlies-en-winst-rekening

Hiermee worden de dekking van de algemene kosten en de kosten van uren van directe medewerkers en de machines boven de brutomarge gepresenteerd. Hiermee zou de gepresenteerde brutomarge gelijk moeten zijn aan de brutomarge op de projecten. In dit voorbeeld is het gemiddelde projectresultaat dus 9,3%.

Dit format laat ook in één oogopslag zien of de dekkingen voor de personeelskosten, eventuele machinekosten en de algemene kosten voldoende zijn. In dit voorbeeld zijn ze alleen onvoldoende waardoor de onderneming onderaan de streep negatief draait.

 

Periodieke en eenduidige beoordeling van het onderhanden werk

Daarnaast moet periodiek stilgestaan worden bij de ontwikkeling van het onderhanden werk. Iedere periode moeten de volgende vragen worden beantwoord:

  • Wat is het voortgangspercentage van alle onderhanden projecten?
  • Welke kosten (materialen, werk derden, eigen uren) moeten nog gemaakt worden om het project succesvol af te ronden?
  • Wat is het resultaat dat aan de afgelopen periode toegerekend moet worden? Hierbij wordt de POC-methode gehanteerd.
  • Wat zal het resultaat op het project zijn als het project is afgerond?
  • Verwachten we een negatief resultaat aan het einde van een aantal projecten?
  • Hoe efficiënt is de inzet van het directe personeel geweest deze periode?

Door het vergroten van dit inzicht kan de onderneming beter gaan sturen. Er kan snel gesignaleerd worden of de bruto marge op de projecten terug loopt. Tevens kan gemonitord worden wat de arbeidsproductiviteit van de directe mensen op de projecten is. Daarnaast ziet men in één oogopslag of de indirecte kosten nog in verhouding zijn met het rendement op de projecten.

Heeft u een projectorganisatie en bent u benieuwd wat bovenstaande aanpassingen uw organisatie kunnen brengen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor een kop koffie.