September 14, 2022 
4 
Prestatie en procesverbetering Eén van de meest uitdagende aspecten van het managen van onderhanden projecten is ongetwijfeld het budgetbeheer. Zelfs de meest veelbelovende projecten kunnen snel ontsporen als het budget niet zorgvuldig wordt beheerd. In deze blog bespreken we de best practices voor budgettering in onderhanden projecten en geven we tips om te zorgen dat je project zowel financieel haalbaar als succesvol is.
Het belang van budgettering in onderhanden projecten
Een goed budget is de ruggengraat van elk succesvol project. Het biedt een financieel kader dat helpt om de haalbaarheid, de voortgang, en uiteindelijk het succes van het project te beoordelen. Budgetteringsfouten in onderhanden projecten kunnen leiden tot vertragingen, gereduceerde projectomvang en zelfs het volledige falen van het project.
Voordat je een budget kunt opstellen voor onderhanden projecten, is het essentieel om een duidelijk inzicht te hebben in de verwachte kosten. Dit omvat bijvoorbeeld:
Na identificatie van de kosten, is de volgende stap het opstellen van een realistisch budget. Vergeet ook niet om het als doel gestelde winstpercentage hierin mee te nemen. Hier zijn een paar best practices:
Bottom-up budgettering
Bij deze aanpak worden de kosten voor elke projectactiviteit afzonderlijk geschat en vervolgens opgeteld om het totale projectbudget te bepalen.
Top-down budgettering
Hierbij wordt eerst een totaalbudget vastgesteld, waarna dit wordt verdeeld over de verschillende projectonderdelen.
Bij deze methode worden potentiële financiële risico’s ingecalculeerd en wordt er een bepaald bedrag gereserveerd om deze risico’s op te vangen. Vaak is dit een percentage van de overige kosten. Het percentage is op basis van ervaringen met soortgelijke projecten bepaald.
Eenmaal opgesteld, is het budget voor onderhanden projecten geen statisch document maar een dynamisch hulpmiddel dat regelmatig moet worden gecontroleerd en bijgestuurd. In de praktijk kunnen allerlei dingen gebeuren waardoor je zaken bij moet stellen.
Gebruik projectmanagement software
Het gebruikt van software zoals Microsoft Project, Asana of projectmodules in het ERP systeem kan helpen bij het volgen van uitgaven en kan vroegtijdig aangeven wanneer je dreigt over het budget heen te gaan.
Houd regelmatige budgetreviews
Dit zijn geplande momenten waarop het projectteam en de stakeholders samenkomen om de financiële voortgang van het project te evalueren.
Wees voorbereid op verandering
Verandering is onvermijdelijk in onderhanden projecten. Wees flexibel genoeg om het budget aan te passen aan veranderende omstandigheden zonder de projectdoelen in gevaar te brengen.
Na de voltooiing van het project is het belangrijk om een nacalculatie te maken en die goed te evalueren, inclusief een financiële review. Dit helpt je om lessen te trekken die nuttig kunnen zijn voor toekomstige projecten. Het is belangrijk om hier ook Verkoop in mee te nemen aangezien zij de toekomstige projecten waarschijnlijk moeten gaan verkopen.
Een zorgvuldige budgettering is cruciaal voor het succes van onderhanden projecten. Door het identificeren van kosten, het realistisch opstellen van een budget, het nauwlettend monitoren van uitgaven en het leren van afgeronde projecten, leg je de basis voor financieel gezonde en succesvolle toekomstige projecten. Het budget is niet enkel een financiële blauwdruk, maar een leidraad die het mogelijk maakt om je project van start tot finish te navigeren. Met de juiste aanpak kun je ervoor zorgen dat je budget je helpt, in plaats van hindert, in het behalen van je projectdoelen.
Senior adviseur
T: +31 6 53 15 72 95
E: mitchvanbovene@crossminds.nl