November 14, 2022 
Programma- en verandermanagement Succes voor een projectorganisatie hangt vaak af van hoe goed onderhanden projecten worden uitgevoerd. Een cruciale factor hierin is communicatie. Deze blog biedt inzichten in hoe je effectief kunt communiceren binnen onderhanden projecten.
Als je aan het roer staat van een of meerdere onderhanden projecten, weet je dat heldere communicatie onontbeerlijk is. Van projectplanning tot uitvoering en evaluatie—elk aspect van het projecten heeft baat bij duidelijke, efficiënte communicatiestromen. Een goede afstemming tussen verschillende deelnemers is van essentieel belang.
Bij ieder project is een gedegen communicatieplan niet alleen wenselijk, maar vaak ook noodzakelijk. Dit plan moet uitlijnen wie verantwoordelijk is voor wat, welke communicatiekanalen gebruikt zullen worden, en hoe vaak updates zullen plaatsvinden. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is.
Technologie heeft het eenvoudiger dan ooit gemaakt om effectief te communiceren, zeker binnen de context van onderhanden projecten. Of je nu Google Meet, Teams, of een gespecialiseerd projectmanagementprogramma gebruikt, zorg ervoor dat het past bij de unieke eisen van jouw onderhanden projecten. Naast ruimte om te communiceren is het zaak om de belangrijke documenten en bestanden op een logische plek en in de juiste structuur te kunnen opslaan.
Complexe taal en jargon kunnen leiden tot verwarring en misinterpretatie. Voor het soepel verlopen van de projecten is het raadzaam om berichten zo duidelijk en simpel mogelijk te houden. Zorg ook voor een centrale begrippenlijst zodat iedereen precies weet wat met welke afkorting of naam (van bijvoorbeeld een gebruikte tool) bedoelt wordt.
Het kunnen uiten van zorgen, ideeën en feedback is cruciaal voor het succes van projecten. Creëer een sfeer waarin alle teamleden zich comfortabel voelen om hun gedachten en zorgen te delen. Als projectleider is het belangrijk om echt open te staan voor de suggesties van andere projectleden.
Consistente updates zijn een must in de wereld van projecten. Zorg voor een regelmatig communicatieschema om iedereen, van teamleden tot stakeholders, up-to-date te houden. Afhankelijk van de duur van het project kan je hierin het ritme bepalen, hoewel vaak geldt dat je beter te veel dan te weinig projectoverleggen kunt hebben. Om de efficiëntie van dergelijke overleggen te vergroten is het wel aan te raden met een duidelijke en complete agenda te werken.
Ondanks de beste intenties, kunnen onderhanden projecten toch lijden onder slechte communicatie. Enkele uitdagingen die je kunt tegenkomen zijn:
Het actief adresseren van deze problemen kan veel van de struikelblokken in onderhanden projecten wegnemen.
Effectieve communicatie is geen eenmalige taak, maar een continu proces dat aandacht vereist gedurende de gehele levenscyclus van jouw projecten. Het kan de verschillen maken tussen een project dat op tijd en binnen het budget wordt afgerond, en een project dat uitloopt of faalt. Daarom moet de communicatiestrategie altijd een centraal onderdeel zijn van het beheer van je onderhanden projecten.
Met deze tips en strategieën ben je beter uitgerust om de communicatie binnen jouw onderhanden projecten te optimaliseren, waardoor je de kans op succes aanzienlijk vergroot.
Senior adviseur
T: +31 6 53 15 72 95
E: mitchvanbovene@crossminds.nl