Projektorganisationen – Bewertung von Ware in Arbeit

  • March 9, 2021
  • 4 minutes
  • Strategische Beratung & Umsetzung

In den letzten Jahren hat Crossminds häufig Verbesserungen in Unternehmen vorgenommen, die projektbezogen arbeiten, wie z.B. Bauunternehmen, Straßenbauer, Fliesenleger und Malerbetriebe. In allen Fällen reichten die verfügbaren Finanzinformationen nicht aus, um tatsächlich als Managementinformationen zu dienen. Die regelmäßige Berichterstattung erfolgt häufig im gleichen Format wie der Jahresabschluss und spiegelt die Projektergebnisse per Definition nicht richtig wider. Daher sind die Projektorganisationen nicht in der Lage, auf der Grundlage der verfügbaren Zahlen richtig zu steuern. Crossminds hat mehreren Kunden geholfen, ihre Einsicht zu verbessern.

In Projektorganisationen ist es wichtig, die Produktivität der direkten Mitarbeiter, den Umfang der in den Projekten aufgebauten Deckung, die Rentabilität der Projekte usw. zu verstehen. Oft weist die Finanzberichterstattung jedoch nur Gesamterlöse und Gesamtkosten aus. In fast allen Fällen werden die in Rechnung gestellten Raten und die ausgegebenen Kosten auch direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen. Dadurch ist die Schwankung der Periodenergebnisse sehr groß. Erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses, d.h. lange nach dem Ende des Geschäftsjahres und wenn es bereits zu spät ist, um noch Anpassungen vorzunehmen, stellt der Buchhalter den Stand der Ware in Arbeit fest. Erst dann werden Korrekturen am Ergebnis vorgenommen. Da dies in der Zwischenzeit nicht geschieht, haben die Projektorganisationen während des Jahres keinen Einblick in die Betriebskapitallage. Dies hat zur Folge, dass es unmöglich ist, sich ein Bild über zukünftige Ergebnisse und Liquiditätsentwicklungen zu machen.

 

Anpassen des Formats des Managementberichts

Um den Einblick zu verbessern, muss das Format des Monatsberichts in einigen Punkten von den Standardabschlüssen abweichen. Ein gutes Format ist:

Dies stellt die Deckung der Gemeinkosten und die Kosten der Stunden der direkten Mitarbeiter und der Maschinen über der Bruttomarge dar. Das bedeutet, dass die dargestellte Bruttomarge der Bruttomarge der Projekte entsprechen sollte. In diesem Beispiel beträgt das durchschnittliche Projektergebnis also 9,3 %.

Dieses Format zeigt auch auf einen Blick, ob die Deckung für Personalkosten, eventuelle Maschinenkosten und Gemeinkosten ausreichend ist. In diesem Beispiel sind sie nur unzureichend, was bedeutet, dass die Projektorganisation am Ende des Tages mit Verlust arbeitet.

 

Periodische und eindeutige Bewertung der Ware in Arbeit in Projektorganisationen

Darüber hinaus sollte der Entwicklung der Ware in Arbeit regelmäßig Aufmerksamkeit geschenkt werden. In jeder Periode müssen folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wie hoch ist der Fortschrittsprozentsatz aller laufenden Projekte?
  • Welche Kosten (Material, Fremdleistungen, eigene Stunden) müssen noch anfallen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen?
  • Welches Ergebnis ist der vergangenen Periode zuzuschreiben? Dazu wird die POC-Methode verwendet.
  • Was wird das Ergebnis des Projekts sein, wenn das Projekt abgeschlossen ist?
  • Erwarten wir am Ende einiger Projekte ein negatives Ergebnis?
  • Wie effizient war der Einsatz direkter Mitarbeiter in dieser Periode?

Durch die Verbesserung dieses Einblicks kann das Unternehmen besser gesteuert werden. Es ist schnell erkennbar, ob die Bruttomarge der Projekte rückläufig ist. Die Arbeitsproduktivität der direkten Mitarbeiter in den Projekten kann ebenfalls überwacht werden. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, ob die indirekten Kosten noch im Verhältnis zur Rendite der Projekte stehen.

Haben Sie eine Projektorganisation und sind Sie neugierig, was die oben genannten Veränderungen für Ihre Organisation bringen können? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Von:

Mitch van Bovene Crossminds
Mitch van Bovene

SENIOR CONSULTANT

T: +31 6 53 15 72 95

E: mitchvanbovene@crossminds.nl