Onlangs gingen wij aan de slag voor een middelgroot bouwbedrijf. Iedere maand zijn zij lang bezig met de tussentijdse beoordeling van projecten. Noodzakelijk, omdat de financiële resultaten maandelijks verantwoord moeten worden aan de grootaandeelhouder. Gemiddeld waren de projectmanagers 40 uur per week kwijt aan het beoordelen van honderden projecten. Daarnaast besteden ook de projectleiders hier nog eens 8 uur per maand aan. Wij, van Crossminds, deden onderzoek en kwamen met een efficiënte oplossing.
We interviewden de projectmanagers, projectleiders en medewerkers van de financiële afdeling. De daadwerkelijke inspanning om tot de tussentijdse waardering van de projecten te komen, bleek nog veel groter dan gedacht. Door een inefficiënt proces en beperkingen van het ERP-systeem werden sommige afwijkingen, ten opzichte van de voorgaande maand, twee tot drie keer verklaard. Hierdoor liep de irritatie bij de projectleiders hoog op. ‘’Wij zijn toch geen boekhouders?’’ Door de inrichting van het systeem, werden de afwijkingen doorgevoerd in de begroting en de prognose. Hier werd iedere maand een nieuwe versie van opgeslagen.
Wanneer de projectleiders de gevraagde informatie niet op tijd aanleverden, werd de lijst van de voorgaande maand gebruikt. Met als gevolg: ‘’zoek de verschillen en overeenkomsten’’. Doordat het tussentijds beoordelen van de projecten zoveel tijd in beslag nam, bleef het belangrijkste liggen: de vergelijking tussen de voor-en nacalculatie. Hierdoor werd een goede analyse van de projectresultaten, ondanks alle inspanning, onvoldoende uitgevoerd.
Na het achterhalen van de knelpunten en het beschrijven van het huidige proces, hebben we nagedacht over verbeterpunten. Hieronder een korte opsomming van de aanpassingen die werden doorgevoerd:
Het resultaat is groot! Het werk van 20 mensen in de organisatie (projectleiders, projectmanagers en financiële medewerkers) is een stuk leuker en makkelijker geworden. Samen besparen deze 20 medewerkers 8 tot 24 uur per maand. Deze tijd kunnen zij nu aan meer relevante werkzaamheden besteden.
Senior adviseur
T: +31 6 53 15 72 95
E: mitchvanbovene@crossminds.nl