160 uur per maand besparen door procesoptimalisaties

Uitdaging

Onlangs gingen wij aan de slag voor een middelgroot bouwbedrijf. Iedere maand zijn zij lang bezig met de tussentijdse beoordeling van projecten. Noodzakelijk, omdat de financiële resultaten maandelijks verantwoord moeten worden aan de grootaandeelhouder. Gemiddeld waren de projectmanagers 40 uur per week kwijt aan het beoordelen van honderden projecten. Daarnaast besteden ook de projectleiders hier nog eens 8 uur per maand aan. Wij, van Crossminds, deden onderzoek en kwamen met een efficiënte oplossing.

Oplossing

We interviewden de projectmanagers, projectleiders en medewerkers van de financiële afdeling. De daadwerkelijke inspanning om tot de tussentijdse waardering van de projecten te komen, bleek nog veel groter dan gedacht. Door een inefficiënt proces en beperkingen van het ERP-systeem werden sommige afwijkingen, ten opzichte van de voorgaande maand, twee tot drie keer verklaard. Hierdoor liep de irritatie bij de projectleiders hoog op. ‘’Wij zijn toch geen boekhouders?’’ Door de inrichting van het systeem, werden de afwijkingen doorgevoerd in de begroting en de prognose. Hier werd iedere maand een nieuwe versie van opgeslagen.

Wanneer de projectleiders de gevraagde informatie niet op tijd aanleverden, werd de lijst van de voorgaande maand gebruikt. Met als gevolg: ‘’zoek de verschillen en overeenkomsten’’. Doordat het tussentijds beoordelen van de projecten zoveel tijd in beslag nam, bleef het belangrijkste liggen: de vergelijking tussen de voor-en nacalculatie. Hierdoor werd een goede analyse van de projectresultaten, ondanks alle inspanning, onvoldoende uitgevoerd.

Na het achterhalen van de knelpunten en het beschrijven van het huidige proces, hebben we nagedacht over verbeterpunten. Hieronder een korte opsomming van de aanpassingen die werden doorgevoerd:

• We hebben een vereenvoudigd proces voor kleinere projecten ingevoerd. Deze hebben een relatief kleine economische impact en een korte doorlooptijd waardoor maandelijkse beoordeling van deze projecten weinig toevoegt. Dit scheelt 30% van het werk;
• We hebben het beheer van artikelen en prijzen opnieuw belegd. Doordat voorheen de prijzen in de calculaties onjuist waren, ging veel tijd van de projectleiders zitten in het opzoeken van de juiste prijzen. Vaak veranderen de prijzen van leveranciers maandelijks, waardoor het niet altijd up to date is. Daarom hebben we iemand aangesteld voor het prijs- en artikelbeheer;
• Ook hebben we de inrichting van het ERP-systeem aangepast waardoor:
  · De uren niet per post maar op totaalniveau worden gemonitord. Voorheen bekeken ze de benodigde tijd per onderdeel. Nu bekijken ze of het totaal (bijvoorbeeld het plaatse van alle deuren) klopt met de voorcalculatie;
  · De nul regels niet meer getoond worden. Zo zijn de projectkaarten veel korter en overzichtelijker. (Voorheen werden de aanpassingen in de werkbegrotingen ten opzichte van de calculatie getoond met een 0);
  · Het systeem automatisch met het uurtarief van dit jaar rekent (relevant voor langlopende projecten);
  · Door het invoeren van een analyse voor de voor- vs. Nacalculatie, hebben we beter inzichtelijk waar de afwijkingen zitten. Ook zien we dat de normeringen en aannames dichter bij de werkelijkheid liggen. Hiermee zorgen we er voor dat de calculaties beter worden.

Resultaat

Het resultaat is groot! Het werk van 20 mensen in de organisatie (projectleiders, projectmanagers en financiële medewerkers) is een stuk leuker en makkelijker geworden. Samen besparen deze 20 medewerkers 8 tot 24 uur per maand. Deze tijd kunnen zij nu aan meer relevante werkzaamheden besteden.